Presupuesto de un colegio en tiempos post-covid: la guía para no perderte entre números

Cuando el presupuesto de un colegio se convierte en tema de conversación sobre la mesa, se habla de cómo es uno de los factores más imprescindibles dentro de un plan educativo que respalde la ejecución adecuada de todos los programas beneficiosos para los estudiantes y un pilar decisivo para administrar los recursos de una institución educativa de manera eficiente.

Por lo tanto, como promotor(a) o director(a) de un colegio, el primer paso para brindar una educación híbrida de calidad es la elaboración de un presupuesto a medida. Y es que el presupuesto escolar no es solo un documento de planificación fiscal o una herramienta de seguimiento de gastos, sino también un elemento tangible de las promesas educativas a tu comunidad escolar.

Además, te permite mirar hacia el futuro con confianza, sabiendo que estás preparado(a); así como te proporciona una estructura de los ingresos y egresos durante el semestre académico, limitando el riesgo y las amenazas potenciales a tu centro educativo. 📊

Pero ¿hacia dónde apuntaba la gestión del presupuesto de un colegio previo a la cuarentena? Básicamente, estaba enfocada en la mejor administración posible de los recursos. Sin embargo, el futuro post-pandemia se presenta bastante más incierto, ya que la morosidad en algunos colegios privados peruanos han alcanzado el 40% y en muchos casos se ha iniciado un avance lento, pero significativo, hacia las instituciones educativas públicas.

Al respecto, Bryce Gálvez, gerente de Administración y Finanzas del Grupo AvantGard, menciona lo siguiente:

“En el presupuesto prepandemia la pensión era una y no había gastos adicionales. En cambio, las pensiones han bajado durante la pandemia y la mayoría de colegios que no estaban familiarizados con la tecnología tuvieron que migrar a sistemas virtuales para gestionar sus cobranzas desde ahí. Esto lleva a un exceso de inversión ante una disminución de ingresos”.

Por tal motivo, el presupuesto de un colegio en la “nueva normalidad” debe englobar una serie de factores económicos, el estado de las finanzas actuales y el diseño de sistemas de financiamiento casi personalizados. A pesar de su importancia, la tarea de hacer un presupuesto escolar post-pandemia puede parecer extremadamente abrumadora.

Es por eso que en este artículo hemos dividido el complicado proceso de presupuestación escolar en una guía digerible que le dirá adiós a tus números en rojo. Al final de esta información, podrás comprender los procesos de planificación, preparación y evaluación del presupuesto escolar post-pandemia. ¿List@ para lograrlo?🚀

1. Establece prioridades o áreas importantes

Este número debe ser limitado y cada prioridad debe basarse en una investigación sólida, ya que estas marcarán el camino hacia la optimización del rendimiento de tu centro educativo. Por eso, el enfoque de la designación de prioridades de inversión debe estar plasmado en tu presupuesto escolar.

“Aparte de las medidas sanitarias y de distanciamiento social, es evidente que tu mirada debe estar puesta en disminuir las tasas de morosidad y sostener la matrícula escolar a largo plazo”. Comparte en Twitter

No obstante, la post-pandemia ha puesto en la mira otras áreas vitales que debes tener en cuenta para elaborar un informe sobre el presupuesto de tu institución educativa:

• La gestión de pago de pensiones mediante planes de financiación personalizados.
• El diseño de un sistema de comunicación en torno a las cuotas, que informe a los padres de familia sobre los vencimientos, facilidades y medios de pago disponibles.
• El uso de nuevas tecnologías y el desarrollo de formas de trabajo interactivas para aulas híbridas que permitan el aprendizaje óptimo de los estudiantes. Esto ayudará a sostener la matrícula escolar a través de estudiantes motivados e integrados a la dinámica escolar.
• La implementación de un plan adecuado de capacitación para los docentes que les permita afrontar la nueva modalidad de enseñanza.
• La ejecución de sistemas educativos de acceso remoto que digitalicen la gestión escolar y automaticen el trabajo de los equipos directivos, docentes y administrativos.

Fuente: Shutterstock

2. Determina los costos fijos y variables

El siguiente paso del presupuesto de un colegio en tiempos de post-covid es calcular los costos fijos y variables, pues estos se han modificado con el regreso a las clases presenciales de forma híbrida.

Ten en cuenta que cada artículo que compras, el personal administrativo y la plana docente que contratas, así como los servicios públicos que pagas tienen un costo. Y saber cuáles son los costos fijos y variables de un colegio te prepara para el éxito, tanto en las expectativas como en el establecimiento de objetivos.

Costos fijos y variables

Para que tengas una idea clara de qué se tratan los costos fijos y variables de un colegio, a continuación, te explicaremos brevemente cada uno de ellos.

1. Costos fijos

Como dice su nombre, estos costos son fijos y no cambian, independientemente del nivel de producción de tu centro educativo. Son los mismos todos los meses y constituyen la piedra angular de tu presupuesto escolar post-pandemia. Y es que conocer tus costos fijos te permite sentar las bases para el resto del presupuesto.

Algunos costos fijos de un colegio son:

• Alquiler de locales, vehículos y otros.
• Seguros.
• Servicios públicos.
• Licencias e impuestos sobre la propiedad (local educativo).
• Amortización de inmuebles, equipos de cómputo y audiovisuales.
• Planilla, remuneración o contraprestación de cualquier naturaleza a docentes y personal administrativo.

2. Costos variables

Los costos variables son flexibles y pueden cambiar por una variedad de razones que están más allá de tu influencia. Incluso, los costos variables pueden fluctuar en diferentes partes del año.

Debido a que puedes influir en algunos de estos costos, esta parte del presupuesto de un colegio está bajo tu control. ¿Necesitas ahorrar dinero? La reducción de costos variables es el enfoque más común para lograrlo.

Algunos costos variables de un colegio son:

• Mano de obra.
• Alimentación, indumentaria y transporte de estudiantes.
• Materiales educativos para estudiantes y docentes.
• Derechos o licencia para uso de plataformas virtuales (pago por usuario) y otros gastos variables vinculados a la prestación del servicio educativo a distancia.

3. Controla tus ingresos

Una vez que tengas los costos fijos y variables alineados y compilados, es hora de ver cómo se pagará cada gasto definido en tu presupuesto escolar post-pandemia.

Encontrar tu punto de equilibrio te permitirá pensar en ingresos más allá de tus costos, lo que comúnmente se conoce como ganancias. La ganancia es el dinero extra que se genera después de pagar las facturas de cada mes.

Bryce Gálvez te brinda algunas recomendaciones para gestionar correctamente los ingresos de tu colegio:

• Dale seguimiento al pago de las boletas mensualmente y verifica cuáles son los recibos pendientes.
• Motiva a los padres de familia para que paguen puntualmente. Por ejemplo: puedes aplicar un descuento por pronto pago, es decir, rebajar el costo de la pensión en un porcentaje, si pagan las cuotas en su totalidad.
• Brinda métodos de cobranza accesibles y en línea que permitan a los padres de familia realizar sus pagos desde casa.
• Utiliza una plataforma de gestión escolar que te permita enlazar la facturación electrónica para administrar tus movimientos, ingresos, egresos y pensiones de tus estudiantes.

De manera que ser rentable y precavido te abrirá las puertas a una serie de oportunidades adicionales que te permitan tener un buen balance económico para eventos futuros. De hecho, cuando golpeó la pandemia, los colegios que reservaron ganancias para posibles emergencias eran mucho más capaces de hacer frente a los desafíos.

4. Revisa tu presupuesto periódicamente

Cuando elaboras un presupuesto para el nuevo año escolar, tienes una herramienta que puede guiar a tu institución educativa en el futuro. Y es que el presupuesto de un colegio es un excelente documento de seguimiento, que permite saber dónde se encuentra el dinero en todo momento y, al mismo tiempo, tener confianza en el camino a seguir.

Para ello, debes revisar tu presupuesto con regularidad, porque cuanto mejor se actualice, más efectivo será. Recuerda que es un documento que necesita información para mantenerse vivo.

De hecho, si examinas tu presupuesto constantemente, puedes encontrar áreas de reducción de costos que pueden ahorrarte dinero y aumentar la rentabilidad de tu grupo educativo, colegio o kinder. Esta misma revisión periódica también resaltará las oportunidades de crecimiento potencial y las áreas de inversión en materia educativa.

Sin un presupuesto, el seguimiento de los costos variables es más difícil y es posible que estés perdiendo dinero sin ni siquiera saberlo. Tal vez sea hora de cambiar de proveedor o reducir algunos materiales del personal.

Lo mejor de todo es que el presupuesto de una institución educativa es un documento dinámico que se puede revisar, reasignar y editar según sea necesario cada mes. Sin duda, el gasto focalizado e inteligente te ofrece el mejor rendimiento de tu inversión.

Fuente: Shutterstock

Como puedes ver, el presupuesto de un colegio tiene un impacto más profundo que solo mantener el centro educativo a flote. A través de la ejecución de las mejores prácticas presupuestarias escolares, los estudiantes recibirán experiencias de aprendizaje de la máxima calidad dentro de los recursos disponibles.

Recuerda que poner en marcha cualquier plan educativo sin un presupuesto, a menudo resulta en pérdidas financieras y en un posible fracaso. Simplemente, el dinero se gasta sin seguimiento, las facturas comienzan a acumularse y tu institución educativa carece del capital para crecer y desarrollarse, así como los gastos pueden salirse de control y consumir las ganancias con un chasquido de dedos.

Por eso, contar con una plataforma de gestión escolar integral y completa como Smiledu 🧡 te permitirá realizar reportes periódicos de los ingresos de tu colegio, obtener el control de tus impuestos y declaraciones, así como mantenerte al día con la SUNAT. De modo que tendrás el control completo de tus finanzas y estarás atento(a) a los vaivenes económicos. ¡Solicita una demo!

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¡Hasta la próxima! 👋